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La segretaria di uno studio medico ha dei compiti molto importanti. È una figura fondamentale in quanto a lei non vengono riservate soltanto delle attività amministrative. La segretaria si occupa di organizzazione, di gestione degli appuntamenti, di front office, di supporto dei professionisti. È un ruolo essenziale perché funge anche da collegamento tra i pazienti e il medico. Infatti proprio la segretaria dello studio medico è la prima persona con cui un paziente entra in contatto. Oltre ad accogliere i clienti, si occupa anche della posta, delle telefonate, elabora i pagamenti delle varie prestazioni e gestisce le procedure che riguardano le assicurazioni sanitarie.
Quali sono le mansioni richieste
Anche da quello che abbiamo appena descritto, è possibile già dedurre quali sono tutte le mansioni di una segretaria di studio medico. A volte è proprio questa figura che gestisce e organizza lo studio. Per questo non ha soltanto il compito di gestire i pazienti tramite gli appuntamenti telefonici, ma deve curare l’ospitalità nella sala d’attesa e, se è necessario, deve dare il proprio supporto ai medici.
Quindi accoglie i pazienti, gestisce i loro documenti, come cartelle cliniche ed esami, si occupa di immettere tutti questi dati nei software gestionali che vengono utilizzati nello studio medico. Gestisce l’agenda degli appuntamenti e cura tutti gli aspetti amministrativi dell’attività.
Uno dei suoi compiti è anche quello di curare l’archivio dei documenti, sia quelli cartacei che quelli in formato elettronico. A volte ha anche la mansione di verificare la disponibilità dei materiali e degli strumenti e di effettuare eventuali ordini di acquisto.
Le competenze attitudinali per la segretaria di uno studio medico
È chiaro che per svolgere tutte queste funzioni di cui abbiamo parlato bisogna avere anche dei titoli di studio adeguati, perché per esempio una segretaria deve conoscere la terminologia medico-sanitaria. La formazione in questo senso è molto importante, anche per quanto riguarda l’acquisizione delle capacità organizzative e di gestione dell’amministrazione e della contabilità.
Ci sono poi delle doti che sono legate proprio all’attitudine della persona. Basti pensare per esempio in questo senso alle doti comunicative che devono essere sia scritte che orali.
La segretaria di uno studio medico deve essere una persona disponibile e deve mostrare gentilezza nel suo relazionarsi con i pazienti. Deve avere anche la capacità di lavorare in modo organizzato e attento, deve essere una persona puntuale, precisa, affidabile, che garantisca efficienza e rapidità e che sia attenta alla privacy dei pazienti, gestendo in modo riservato le loro informazioni personali.
Sarebbe ottimo possedere anche una buona conoscenza dei sistemi informatici e dell’uso del computer.
Come diventare segretaria di uno studio medico
Abbiamo detto che occorrerebbe avere un titolo di studio adeguato alle competenze e alle mansioni che vengono richieste. Però spesso non è necessario aver conseguito un titolo di laurea. Comunque la segretaria deve avere anche delle conoscenze di biologia e di medicina, delle competenze che possiamo definire di base e delle capacità che riguardano l’organizzazione aziendale.
Ecco perché sarebbe importante seguire un corso specifico, come ad esempio questo corso di segretaria di studio medico. In questo modo si possono acquisire più competenze interessanti che vengono sfruttate per il ruolo che alla segretaria viene attribuito.
Stiamo parlando di quelle conoscenze di base che abbiamo già citato precedentemente e che costituiscono un requisito irrinunciabile. Attraverso la scelta di un corso, con rilascio di apposita certificazione, si ha la possibilità di dimostrare di avere le competenze necessarie per poter svolgere il ruolo in maniera efficace.
Tutto questo, unito alle doti di empatia e di interazione comunicativa, può fare certamente la differenza nell’essere assunti più facilmente come segretaria di uno studio medico, anche specialistico.
