Stella Nova Innovazione, Tecnologia e Business
Related Articles
Il costante sviluppo tecnologico avvenuto negli ultimi decenni, ha consentito di migliorare la vita di cittadini e imprese. Semplificandola. E non poco. Basti pensare, ad esempio, al risparmio di tempo di cui possono beneficiare aziende e professionisti grazie alla digitalizzazione dei dati, che ha eliminato in parte, o in alcuni casi totalmente, l‘archiviazione cartacea dei documenti. Un modus operandi, quest’ultimo, assai dispendioso in termini di tempo, visto che, spesso, richiede svariate ore per cercare e reperire un documento, che, qualora fosse richiesto da un cliente, rischia di pregiudicare il buon rapporto con lo stesso a causa dei lunghi tempi di attesa. Inoltre, i costi per il mantenimento dei magazzini non sono certo di poco conto, oltre al rischio di esporre i documenti al rischio di furto o deterioramento degli stessi.
Digitalizzare i dati: i vantaggi sono molteplici
La necessità di digitalizzare i dati, quindi, è ormai prioritaria per qualsiasi persona giuridica, rivestendo carattere di rilevante importanza per le grandi aziende. I vantaggi della dematerializzazione, d’altro conto, sono molteplici. E riguardando svariati aspetti della’attività produttiva di una azienda o di un libero professionista. Si pensi, ad esempio, alla carta: la digitalizzazione consente di produrne in quantità inferiore, oltre di conservarne in quantità inferiore.
E i benefici, in tal senso, non riguardano solo il “conto economico“, ma anche l’ambiente: attraverso l’uso di documenti testuali online si abbattano notevolmente i costi di stampa, si smaltisce un numero assai inferiori di toner, si spreca meno inchiostro e, soprattutto, si abbattano molti meno alberi. Alcuni dispositivi, inoltre, consentono di reperire i dati digitalizzati in modo semplice e veloce, tramite, oltretutto, l’utilizzo di dispositivi elettronici differenti fra loro.
Un altro tema di rilevante importanza, poi, riguarda la sicurezza. Digitalizzare, e quindi dematerializzare, consente di rendere superfluo il trasferimento dei documenti tra uffici e sedi aziendali, evitando la perdita o dispersione degli stessi. Un beneficio che si riversa anche sul lato economico: l’eliminazione degli archivi cartacei, infatti, consente di abbattere significativamente i costi di magazzino, che richiedono spese non indifferenti in termini di manutenzione e messa in sicurezza. Digitalizzare, quindi, è un elemento di vitale importanza per restare al passo coi tempi, sfruttando le moderne tecnologie per ottimizzare i processi di acquisizione e gestione delle informazioni.
Firma su tablet: impagabili benefici economici, organizzativi ed ambientali
Uno straordinario strumento in ambito digitale, che sta letteralmente migliorando la vita di imprese e liberi professionisti, è costituito dalla firma grafometrica sui tablet, diventata ormai di grande fruizione in ambiti, come quello sanitario, di fondamentale importanza per ogni singolo cittadino. Il vantaggio prioritario, per quanto ovvio, riguardo quello meramente amministrativo. La firma sul tablet, infatti, consente di archiviare immediatamente il documento, creato in formato PDF, non appena viene apposta la firma.
Quello fin qui in uso, invece, prevedeva la stampa del documento PDF in forma cartacea, che poi, oltre ad essere conservato in un faldone, doveva essere sottoposto a scansione ed archiviato elettronicamente. Un bel vantaggio in termini di risparmio di tempo, oltre all’eliminazione dei già citati rischi che comporta l’archiviazione cartacea.
La firma grafometrica consente la verifica in tempo reale dei documenti elaborati, oltre al vantaggio di predisporre una gestione documentale e una conservazione sostitutiva centralizzata con i documenti originali sottoscritti; a livello centralizzato, inoltre, consente di svolgere attività di verifica degli enti periferici con un sensibile risparmio in termini di tempo e costi. Va da sé, conseguentemente, che la FEA, acronimo di “Firma Elettronica Avanzata”, consenta un miglioramento complessivo dell’efficienza organizzativa, rendendo decisamente più snella ed agile la stessa. I riflessi di tutto ciò, poi, si riversano, inevitabilmente, su un netto miglioramento dei servizi offerti alla propria clientela, riuscendo a soddisfare le esigenze, sempre più sofisticate, che la stessa richiede.
